Qual a importância dos mecanismos preventivos de fraudes e como realizá-los?

Bem, ela ocorreu em 300 AC, quando Hegestratos, um comerciante grego, estabeleceu um contrato de empréstimo financeiro que deveria ser liquidado quando o produto que transportava em seu navio – neste caso, o milho – fosse entregue. Na possibilidade do comerciante se recusar a pagar o empréstimo, o credor teria como garantia o milho e o navio utilizado no transporte para recuperar o valor emprestado. Também havia uma apólice de seguros, na possibilidade do navio tragicamente naufragar. Pensando nisto, Hegestratos planejou afundar propositalmente seu navio vazio, acionando a apólice de seguros, mantendo para si o valor do empréstimo e do milho vendido ao seu cliente. O que não estava nos planos de Hegestratos era ser lançado ao mar, quando pego em flagrante pela tripulação e passageiros, ocasionando uma morte trágica.

Se esta fraude fosse perpetrada, teria um final mais trágico, possivelmente, com vidas inocentes sendo perdidas. Deste modo, é possível afirmar, ao trazer esta visão ao mundo dos negócios, que a existência de mecanismos preventivos de fraudes mitigam os riscos que impactam a perenidade de qualquer negócio. Pensando nisto, organizações devem criar mecanismos que detectem, impeçam e previnam as fraudes. Um esforço que dever ser combinado as linhas de defesa definidas na governança corporativa.

Ter isto em mente agrega valor aos negócios, negligencia-lo poderá reduzir significativemente o lucro e a expectativa de vida do negócio. Aponta-se que, em média, uma organização precisa vender R$ 4,00 em produtos ou serviços para compensar cada R$ 1,00 perdido em fraude. A opção por não combater a fraude torna-se extremamente custosa. Outras consequências da fraude são as reações negativas do mercado, perda de confiança no negócio, efeito “bola de neve”, a ausência de novos aportes de capital, a atenção das autoridades, cobertura negativa da mídia e gastos com investigação ou litigios.

Como um profundo especialista no assunto, posso afirmar que a fraude é prejudicial no ambito financeiro, mas afeta também o ecossistema de qualquer negócio e senão for tratada adequadamente torna-se a laranja podre que contaminará todo o cesto. Separei algumas medidas de prevenção a fraudes que contribuem na manutenção da perpetuidade e prosperidade de qualquer negócio.

1.     Estabelecer uma matriz de riscos de fraude

Na matriz de riscos são retratados os riscos mais significativos de fraude da Companhia, auxiliando na definição das ações de tratamento e monitoramento.

Para a elaboração da matriz são identificados possíveis riscos aos quais a Companhia está sujeita, como, por exemplo: roubo de ativos físicos, vazamento ou uso indevido de informações, favorecimento, fraude nas demonstrações financeiras, conluio com fornecedores, conflito de interesses, entre outros. Após a identificação dos riscos, os processos da Companhia são avaliados, registrando a quais destes riscos cada processo pode estar exposto. O resultado deste levantamento, somado a outros fatores como o recebimento de denúncias ou trabalhos de auditoria, possibilita a constatação dos riscos com maior probabilidade de ocorrência.

Além da identificação da probabilidade, também devem ser avaliados os impactos de cada risco no ambito reputacional, financeiro e operacional. A combinação dos resultados de probabilidade e impacto, indica o nível de exposição ao risco. Desta forma, é possível determinar os riscos que devem ser priorizados nas ações de Compliance, na definição do público-alvo e identificação dos processos críticos.  

2.     Aplicar treinamento antifraude continuo aos colaboradores da organização

O treinamento antifraude é parte crítica da prevenção de fraudes. Organizações que historicamente realizam este tipo de treinamento tem uma redução significativa na ocorrência das fraudes e no tempo em que são descobertas. É necessário dar clareza aos funcionários dos efeitos colaterais da fraude, como a redução dos lucros, potencial perda de emprego e diminuição da produtividade do negócio. Não menos importante e que está relacionado ao próximo item, é necessário esclarecer e assegurar a confidencialidade do funcionário que realizar uma denuncia de fraude ou de desvio de conduta, inclusive garantindo que não haverá qualquer tipo de retaliação.

3.     Estabelecer um canal de denuncias eficaz

As denuncias são a forma mais efetiva de identificar as fraudes, pois os funcionários são os melhores recursos para identificar fraudes internas. Por isso, é imperativo que eles saibam aonde e como realizar uma denuncia. Ter um canal de denúncias que possibilita o anonimato é uma forma fácil de fornecer um canal de comunicação para reportar fraudes. Disponibilizar o canal para que fornecedores, clientes e outras partes interessadas possam realizar denúncias, amplia a possibilidade de identificação de situações suspeitas.

4.     Alta Administração agir com integridade e honestidade

De acordo com a pesquisa Report to the Nations da ACFE, estabelecer e principalmente seguir um código de ética e conduta reduz o custo da fraude em 56% – esta é a maior redução de qualquer controle de fraude estudado neste relatório. O exemplo deve vir sempre de cima, uma empresa que exibe comportamento antiético na alta administração está fadada a ter funcionários adotando a mesma atitude. Como medidor, é importante obter periodicamente a percepção dos funcionários sobre acreditarem ou não que a administração age com integridade e honestidade. Vale a pena, estabelecer metas de prevenção de fraudes aos indicadores de avaliação e desempenho, de igual modo, que é benéfico para a organização ter uma supervisão transparente dos riscos de fraude pelo conselho ou outro órgão de governança.

5.     Implementar uma política de prevenção à fraude

Uma política deve ser desenvolvida e implementada definindo as ações e comportamentos que devem ser seguidas por colaboradores, membros de conselho e terceiros, de forma a garantir padrões de integridade, transparência, uso adequado de recursos e a correta prestação de contas, incluindo também as consequências da violação.

Dar visibilidade de que a Companhia combate as fraudes e que existem consequências das violações quando detectadas é um dos melhores métodos de dissuasão eficaz.

6.     Realizar pesquisas de inteligência corporativa

Este tipo de procedimento deve estar presente nas avaliações realizadas pela Companhia na relação com terceiros. Realizar esta verificação nos funcionários e candidatos a vagas contribui na mitigação de riscos de fraude. Visto que, a checagem de antecedentes criminais, participação em empresas, rede de relacionamentos são observados. Não é incomum identificar declarações acadêmicas falsas em candidatos.  

7.     Controles Internos

Quanto melhores os controles internos de uma Organização, menores são as chances de que uma fraude aconteça, dai a importância em desenvolver, implementar e testar os controles internos estabelecidos. O sistema de controle interno representa um conjunto de procedimentos ou métodos que protegem os seus ativos, produz dados contábeis e financeiros confiáveis e ajudam a administração na condução ordenada dos negócios da entidade.

Ele é  de extrema importância, visto que fornece o mecanismo para prevenir o caos, a crise gerencial, a fraude e outros eventos anormais que interferem no funcionamento eficiente de uma organização.

Sem a existência de controles internos, torna-se praticamente impossível a prevenção e identificação de fraudes.

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